確定申告が終わったり税務調査の連絡など、税務署から電話がかかってくることがあります。
税務署からの着信があるとびっくりしてしまうもの。
そこで、今回は税務署から電話がかかってきた時の対応方法をまとめてみたいと思います。
【事務所お知らせ】税務署からの電話は突然に
税務署からの電話は突然きます。
確定申告書を提出した後すぐ、ということもあれば数か月後という場合もあります。
また税務調査だと提出して1年後、それ以上先ということもありえます。
突然のことなので何のことかわからないのは当然ですね。
まず電話がかかってきたときには、内容を聞き取り確認して折り返すようにします。
その際には担当部署・名前・連絡先をきちんと聞き取っておきましょう。
内容を確認して折り返すのは期間を空けないほうがいいです。
すぐに回答ができないようならいったんこちらから連絡をしてその旨を伝えるか、こちらから期限を決めて回答するようにします。
税務署職員の立場からすると、その待っている時間が長いと仕事が先に進んでいかないわけです。
やってはいけないのは税務署からの連絡をそのまま放置（無視）してしまうことです。
何も連絡がないと税務署からの電話の頻度も多くなりますし、実態の確認の意味合いも込めて自宅や事務所への訪問という場合も考えられます。
なので回答が遅くなりそうな場合にはその理由も添えて税務署に一度報告をしておくべきです。
税務署から不在着信があった場合
税務署から電話がかかってきたけど、仕事中などですぐに出られないこともありますよね。
その場合不在着信が入っているかと思います。
また、留守番電話を設定しているとメッセージが入っていることもあります。
ただ留守番電話機能がないと着信のみということもあります。
税務署からの電話は税務署の代表電話からになりますので、もし不在着信が入っていたとしてもどの部署の誰からの電話なのか一切分かりません。
この場合はどうすればいいのでしょうか？
以下、税務署の担当者に電話をつなぐ場合のフローチャート図です。
引用：国税庁ホームページより
税務署には「荷電システム」というものがあり、電話をかけた相手先が不在であれば電話をかけた職員がシステムに登録をすることになっています。
部署と職員名・相手先電話番号などを登録しておくと、まず税務署内で最初に電話を受け取る交換手や総務課がすぐに調べられるようになっています。
私が退職をするときまで運用されていましたので今も同じようなものがあって誰が電話をかけたのか追跡できます。
そのため、まずは電話口に出た税務署の担当者に電話があった旨を伝えて自分の名前を告げると荷電システムで検索をしてくれます。
その後担当者が見つかればつないでくれますのでしばらく待っているといいでしょう。
できればメモのご用意を
税務署から連絡があった場合にはできればすぐメモができる状態が望ましいです。
メールだと内容が残るので伝えもれがないんですけど、いかんせん税務署はメール対応をしていないために電話が唯一の連絡手段となります。
書類の提出の件なのか、疑問点があるのか内容は分かりません。
税務調査の連絡ですと調査日時の調整が必要になったりします。
そのため、もしメモができる状態じゃなければいったん折り返すというのも手です。
私は税務署から連絡が来たら基本的にいったん折り返すようにしています。
もしすぐそばにPCとスマホ両方があればGoogleKeepやOneNote・Googleカレンダーで確認し入力することは可能ですけどね。
ただ、PCとスマホを持ち歩いている時点で外出中の場合が多いので周りに聞かれているかもという危険性はあります。
基本外出中はプライバシーを考えて電話には出ず、家やホテルなど周りに誰もいない状況になってから折り返すようにしています。
まとめ
確定申告時期以降も税務署から電話がかかってくることは考えられます。
その時には慌てないことです。
メモが手元にないのなら折り返すでも全然かまいません。
ただ放置してしまうのは問題です。
適切に対応すれば税務署の職員も怖くありませんので。
では。