ひとり事務の記事の第２弾。
前回は経理についてざっくり書いてみましたが、現在は会計ソフトに入力していけばある程度完成された確定申告書が作成できます。
インストール型ではなくクラウド型の会計ソフトを導入される方も多いですが、「クラウド会計で簡単経理」「知識がなくても使える」と書かれているサイトをよく見ます。
しかし、実際使っている感想としたら「そんな簡単なわけない」と思ってしまいます。
いきなりすべてのことをやろうとすると失敗してしまいますので、今回は最低限やっておくべきことを書いてみようと思います。
何が難しいのか データ連携・仕訳
私が思う難しい原因として、データ連携があります。
もちろん金融機関のデータなどが連携されることは非常に便利です。
私が使うマネーフォーワード（MF）も金融機関を登録しておけばデータ連携で仕訳までしてくれます。
しかし、注意すべきはこの仕訳が自動で生成されるところにあります。
そのまま登録してしまうと、例えば本来なら「消耗品費」として仕訳を切らなければいけないのにまったく違う仕訳が生成されてしまったりするのです。
そのつど仕訳の内容を確認する必要がありますので、まったく簿記の知識がないというのは厳しいのかなと思います。
また、データ連携そのものの特徴をつかんでおく必要があると思います。
例えば、事業用で使っているA金融機関とB金融機関との間で資金移動をした場合です。
この場合、データ連携をしているとどちらも同じ仕訳が生成されることになり、二重仕訳が発生してしまいます。
このようにデータ連携をうまく使わないと、そのまま鵜呑みにしてしまってとんでもない仕訳が発生してしまうことがあります。
まずは口座残高を合わせよう
私が普段からやっているのは、朝起きたら前日分を経理して口座残高を一致させておくようにしています。
まずは手元にある分と口座残高が一致するかどうか。
残高が一致していればその後の仕訳のチェックもわかりやすくなります。
具体的に私の場合は、すべての口座残高（現金やポイントを含む）をMF家計簿で管理をしているので、MF家計簿に前日分のデータ連携と現金入出金分を登録します。
MF確定申告（MFクラウド会計で使っているもの）には事業用のものだけ抽出できるように設定をしているので、口座残高をいったんここで確認しておきます。
その後、MF確定申告でMF家計簿で連携した事業分の仕訳を取り込んで、再度事業分の口座残高を確認しています。
図解するとこんな感じでしょうか。
MF確定申告ですと、「取引管理→残高照会」で入力の都度確認するようにしています。
できれば口座残高は毎日チェックしていただきたいところです。
ここが合わない、現金預金勘定がマイナスになってしまうことってよく起こりがちです。
先ほど書いたように二重仕訳をしていたり、そもそも仕訳入力自体を間違っている可能性が高いです。
もちろん仕訳が正しいかどうかってまずは難しいかと思いますが、最初はやっぱり口座残高をしっかり一致させることが大事です。
仕訳は後で修正できますけど、口座残高の不一致は直すことが大変になります。
ズレているところまで振り返らなければなりませんからね。
おそらくまとめて経理しようとするとこういうミスが起こりやすくなると思いますので、こまめな経理って大事だなと思います。
クラウド会計を使っている税理士へ相談する
もし操作が分からないとか不明点があるなら税理士へ相談しましょう。
ただし、従来通りの会計ソフトと使い方が違うのでできればクラウド会計を普段から使っている税理士へ相談することをおススメします。
いろいろな機能がついているので、使ってみないと分からないものもあります。
難しいけど使えるようになったら圧倒的に便利だと思います。
税理士によってはクラウド会計の使い方を知らないという方もいらっしゃいます。
その点はネット検索でクラウド会計に明るい税理士を見つけてお願いするのもありかなと思います。
まとめ
クラウド会計は簡単だとは私は言うつもりはありません。
ただ効率的かと言われたらそうだなと思います。
いちいち集計していく・入力していくよりははるかに時間短縮にはなります。
ただそのためには正しく使うことかなと。
私も日々研さんを積んでいるところです。
では。
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