税務調査では、ひととおり経営者の方から業務内容をお聞きしたあと、元帳や請求書・領収書などを見ながら調査官から質問をしてきます。
その際には、計上している数字の根拠を聞かれます。
説明できる根拠の収集がとても大事になります。
「根拠」とは何か？
根拠とは、その計上にあたっての証拠資料やきちんとした説明のことです。
まず証拠資料には、契約書、請求書や領収書（レシート）が主なところかなと思います。
簡単にいいますと、計上にあたっての取引内容や金額などが明らかな資料ですね。
それがないと計上した金額をでっちあげているのではないかと調査官から疑われてしまうことになりかねません。
逆に言いますと、根拠のある計上なら載せたっていいはずなのです。
もし調査官から計上した根拠を質問された場合に、根拠となる資料を提示して説明ができればいいわけです。
証拠資料がない場合
ただ、領収書や請求書などをなくしてしまったりすることもあるかもしれませんね。
本来は根拠資料として保管しておくべきものではあります。
ですので、なくしてしまったら先方に再発行を依頼します。
ただ先方が納得しないとかスポット的な取引先ですとなかなかOKしてもらえないかもしれません。
そうなると根拠資料がなくなってしまいますので計上してはならないということになってしまいます。
しかし、領収書や請求書以外の資料でも調査官が納得してもらえるならいいわけですね。
例えば、旅費交通費。
本来なら支払った事実の分かる領収書をもとに計上をするはずですが、領収書をもらいそこね、さらに依頼しても再発行してもらえないとします。
では旅費交通費として計上できないのかというとそういうわけでもなく、例えば、
- どこに行ったのか
- 誰といったのか
- 金額
- 何をしたのか
を記録（メモ）として残しておきます。
さらに、領収書をもらいそこねた理由もメモしておくと調査官には主張しやすくなります。
ただ本来は保管すべき書類ですから、調査官によっては強く突っ込んでくる可能性も否定できません。
証拠資料がないけどそれに近いものを収集しておくことです。
しかも１つではなく複数あるとよりいいかもしれません。
例えば、外注費を支払ったとします。
外注先は個人事業主で現金払いなのですが領収書をもらい忘れたとします。
外注費を計上していたとしたら調査官は支払った証拠資料の提示を求めてきます。
その場合、領収書がないとなると調査官は怪しいなと思うわけです。
しかし、領収書がなかったとしてもすべてがダメだというわけではありません。
例えば、
- 誰にどのような仕事を頼んだのか
- 工事場所
- 金額
- 工程表など
の記録（メモ）があると主張しやすくなります。
証拠資料は大事ですが、それがないとすべてダメということはなく、それを補完できるメモでも集めておくと調査官の心証は変わってきます。
証拠資料にもとづいた説明
ただ領収書や請求書があったとしても計上した理由は調査官には伝わりません。
と勘違いされているところは確かにあります。
もちろん証拠書類ではありますけど、理由もなく計上しているのは問題です。
例えば、得意先と飲食をしたら交際費を計上することになります。
その場合、現金で支払ったとして飲食店から領収書をもらいます。
領収書を見ただけだと調査官は計上した根拠を聞いてくるでしょうね。
その時には、領収書だけでなくて
- 得意先の氏名と人数
- どういうことを話したのか など
をメモしておくといいと思います。
もちろん領収書にメモしておくでもいいと思います。
気になるなら領収書の裏面でもOKです。
結局、根拠資料とともに説明を求められるわけです。
しかしその説明が調査中だと緊張してしまいうまく話せないこともあるでしょう。
もしかしたら間違って話してしまう可能性もあります。
昔の話だったりしますから忘れてしまうこともあるかもしれません。
そんなときのために証拠資料とともにある程度詳細な内容は記録しておくと、調査官から質問されたときに明確に回答することができます。
自信のある根拠なら調査官に主張する
根拠に自信があるのに調査官が納得しない場合は、きちんと調査官に主張すべきです。
折れる必要はありません。
たまに理不尽な主張をしてくる調査官もいますので。
ただそれなりの理由がないと調査官も納得しません。
理由付けとしていいのは先ほども書いたメモなど、証拠資料を補完するものです。
調査官が納得してくれない。
でも理由がうまく説明できない。
そうなったら税理士に依頼するのもひとつの手です。
調査官が納得しない理由が何かも理解しているでしょうし、その対応も行ってもらえます。
しかし、それなりに限度はあります。
まったく主張を受け入れてもらえないこともありますけど、いったんは根拠を提示して主張はしてみるべきです。
まとめ
計上根拠は調査官から必ず質問されるものです。
証拠資料とともにきちんとした説明ができればいいわけですが、その準備もなかなか大変かもしれません。
そもそもどこを確認されるのかわからないわけですから。
そんなとき証拠資料だけでなくメモでも手帳でもほかに証拠となるものを積み上げておくことも大事かもしれません。
では。