先週時間がありましたので、この事務所HP兼ブログを改良していました。
今週から始まる記帳指導では頻繁にパンフレットなど書類を郵送することがあり、わざわざ郵便局に行くのもめんどくさいなと思っておりました。
ちょうど同時期に2つのことを試してみたので書いてみたいと思います。
電話代行サービスを導入してみた
１つは、電話代行サービスです。
私の事務所では、ネットからのお申し込みのみ受け付けています。
ただ和歌山という地域柄なのか、ネット環境をお持ちじゃない方が非常に多いです。
スマホは持っているけどネットは使えないという方はどの世代にもいらっしゃいます。
今回行う記帳指導では、個人事業主でネットが使える人は2人しかいません。
連絡手段としてスマホくらいしかないです。
私の希望としては今後も電話の利用はできるだけ避けたいところですし、やはりメールなど文字で残るような形で対応したいと思っています。
なので、電話代行サービスの利用は正直抵抗がありました。
しかし、私の業務内容を考えたら個人事業主・フリーランス・個人の方に向けて仕事をする以上、電話での対応も一定の効果はあるのではないかと考えました。
そこで、電話代行会社を調べていくといろいろあるんですね。
有名なところではfondeskなどがありますし、月1万円も出せば至れり尽くせりのようなところはあります。
ただ私の中ではメインはネットからのお申し込みですので、電話代行は手軽に行いたいなと考えました。
そこで、見つけたのが、電話代行「マヤイ」です。
月額500円からという値段設定も始めやすいですし、受電数50件までこの料金に含まれているとのこと。
24時間対応ですし、利用開始まで簡単だったことが決め手となりました。
2週間の無料トライアル期間があります。
引用：マヤイHPより
電話応答はAIが行うので多少機械的な音声にはなりますが、要件を伺うなどは充分です。
私のような士業の方だけでなく、個人事業主・フリーランスの方にとっても電話対応はわずらわしいものです。
お客様の獲得という目的で電話代行を導入しましたので、ケースは様々かなと思います。
しばらく使ってみようと思います。
「クリックポスト」を利用してみた
記帳指導を行う際には、書類のやりとりが非常に多くなります。
対面で行う場合はその場に持参すればいいのですが、ネット環境で行う場合ですと事前に書類の郵送が必要になります。
基本的にはメール添付で大丈夫なのですが、今回ネット環境がない方がいらっしゃることと、初回はどうしてもパンフレットなどのご案内が多く郵送が必要かなと。
記帳指導の実施要領を読むと、記帳指導者への書類の交付・回収は郵送等（追跡可能な方法）により実施すると書かれてあります。
追跡可能な方法で思い浮かぶのは（簡易）書留かと思いますが、その場合わざわざ郵便局まで行く必要がありめんどくさいなと思っていました。
しかも料金が高い。。
そこで日本郵便のサイトからこのようなものを見つけました。
クリックポストです。
ネット決済ができ、料金も一律185円。追跡サービスもあるため安心です。
重さや大きさに制限はあるものの、書類なら十分です。
ただ、信書はダメなのでその点は注意かなと。
ヤフーかAmazonアカウントでログインします。
私はAmazonアカウントでログインしました。
1件ずつ申し込むことやまとめて申し込むこともできます。
まとめ申込の場合はCSVファイルを作成するように案内が出てきます。
あとは、料金をカード決済しラベル印字をして封筒に貼り付けたら終わりです。
そのままポストにイン。
郵便局へ行く手間が省かれて便利だなと感じます。
【事務所お知らせ】まとめ
今回ご紹介したこの2つは、いつもならやっていないことです。
電話対応はしない・書類のやり取りはしない（ペーパーレス）のが基本。
でも仕方なく使わないといけない場合だってあるでしょう。
一度使ってみて時間短縮など簡略化できるものであれば利用していこうと思います。
では。