学生のころからずっと、何事も不器用です。
何か準備をするのも時間がかかったり、何か作業をするのも嫌になってしまいます。
勉強もそうで、人がかかる３倍以上の時間をかけないと理解できないために、一気に詰めて勉強することが苦手でした。
下地がないと余計に時間がかかります。
手先も器用ではないので、周りにも驚かれ馬鹿にされていました。
しかし、それは直せないこと。不器用なりに「努力」はしていこうと常に思っています。
不器用さが一気に開花してしまった税務職員時代
税務職員では、新人のころ雑用が多くなりがちです。
フロアのごみ捨てやコーヒーを作る、掃除、コピー用紙の搬入などを同期の新人職員とともに準備します。
朝に行うので上司や先輩が出勤するまでに準備を終わらせておく必要があるので、時間をかけるわけにはいきません。
不器用な私はとにかく頭で考えることができずに効率的にやることを意識せずに同期に注意されることもしばしば。
作業を理解するためにメモを取っていましたが、他の同期よりも明らかに作業が遅くてびっくりされるほどでした。
指導してくださっていた先輩も見かねて手伝っていただくほど。。
廃棄する書籍などがあったりすると、ビニールひもでむすんだりしますよね？
あれすらうまくむすべずに失笑されていました。。。
仕事でも書類を保管するのに作業をすることがあります。
この作業は職員全員で行うのでひとりが時間をかけるわけにはいきません。
しかし、たいてい私で止まってしまいます。
書類の保管手順がいくらメモを取っていても分からなくなる時があるのです。
考えているうちに時間が過ぎて先輩たちから「早くしろよ！」と怒られてしまうことも。
不器用さは調査でも表れてしまいました。
調査先でパニックになってしまってどの書類をチェックしたらいいか分からずに社長や税理士を混乱させてしまったこともあります。
調査先から帰って報告書類を作るのですが、とにかく時間がかかる。
いざ作った書類でも何が言いたいのか分からないと上司からダメ出し。
残業は基本的にないので朝早くから出勤してやってようやく間に合わせるという感じでした。
一生懸命やっていることは伝わっていた
ただ、上司や先輩から呆れられていてもなぜか仕事で無視されたり仕事を任せられないといったようなことはありませんでした。
時間はかかってしまうものの一応は仕上げるのでそのことは理解してもらっていました。
一度集中し始めると時間の感覚がなくなってしまうほど没頭します。
書類を作成する、処理をするなどの仕事があるとそれを終わらせてしまいたいという気持ちが働いてしまうのです。
休憩することも忘れるほど。
上司からは「そこまで集中しなくてもいいよ。」「そんなに焦らなくていいから。」と何度言われたことか。
自分の中で意識していたのは、不器用で時間はかかるけど仕上げるということです。
しかし年々事務を経験していってあることをし始めてから少しずつ時間を短縮できるようになってきました。
不器用なりの効率化
タスク管理
ある時期から今日１日やることを管理するようになりました。
前日の夕方に考えてメモしておき、翌日出勤時に追加したり修正します。
具体的に、朝一・午前中・午後と３つに分けていました。
- 朝一は、上司への報告関係や決裁を取るもの
- 午前中は、重要・緊急性のある仕事や、他部署からの仕事
- 午後は、午前中の残りと自分の仕事で優先度が落ちるもの
という感じで時間帯で区切っていました。
最初は与えられた仕事をただやっていましたが、時間のかけどころが分からなくなったり急な仕事に対応できずに大変な目にあったのです。
そこで同期から聞いてこのタスク管理を始めました。
そうすると、重要かつ緊急な仕事は片付いていくので上司や先輩からは何も言われなくなりましたし、自分も精神的に安心できました。
他部署の仕事の対応もできるようになり、何もしないときよりはるかに仕事は捗るようになりました。
メモを取る
話を聞くときや質問をするときにメモを取るようにしました。
もちろん新人のころからメモは取っていましたが、取り方や書き方ができていませんでした。
最初は、話を聞きながらメモを取ることをしていましたが、聞いたことをそのままメモしていました。
つまり、文章のままメモ書きしていたのです。
これでは時間がかかるうえに、メモを取ることに必死で話を聞いていないと思われてしまいます。
実際、ある上司に怒られたことがあります。
「話に集中しろ、メモは取るな」と。その場でメモは取らずに話に集中してほしいとのことでした。
確かにそうですよね。
しかし、私はその場でメモをしないということはできませんでした。
人それぞれだと思うからです。
その場で緊張してしまいメモしておかないと話を忘れてしまう人もいます（私）。
話を理解できなくてメモを書いておけば調べることも聞きなおすこともできます（これも私）。
私は後輩に何かを教えるときも、「メモは取るな」とは言いませんでした。
ただ、上司に言われたことでメモの取り方は自分なりに考えましたね。
文章じゃなくてポイントだけを抜き出し箇条書きにするようにしました。
当然なのかもしれませんが、それすら分かっていませんでした。
話はきちんと聞きつつ、メモは適度にポイントだけ列挙する。
頭で理解できてメモは不要だとおっしゃる方もいますし人それぞれだと思いますが、私にはメモを取るほうが合っていました。
私が在職していた期間でさっきの上司のようにメモを取るなとおっしゃった方は他にいません。
しかし、話に集中して聞いてほしいという気持ちも分かりますので、メモを取れそうな時かどうかで判断するのもいいかもしれませんね。
パソコンを使う
これが出来ていたかと言われたらまったく嘘になります。
パソコンは苦手ですし、今もまだ悪戦苦闘しています。。
しかし、今まで紙で保管していたデータをエクセルで整理したり、自分のフォルダの中身を整理して各ファイルを使いやすくする、処理手順をマニュアル化しておくことはやっていました。
特に処理の進捗状況をエクセルで管理するようになってからずいぶん仕事が楽になりました。
これらのエクセルシートやマニュアル化は、他署にいる仲のいい先輩や引き継いだ文書を真似てみて改良したものがほとんどです。
自分で一から作る余裕も能力もありませんでしたから。
ただ、形になったものならいくらでも自分の合うようにアレンジできます。
処理手順もある署の引き継ぎ文書として残してきました。
正直税務署によって処理手順はまちまちです。
その署独自の手順は整理しておく必要があります。
効率化はこれからも必須
今まで書いたことも含めて、これからの仕事でも効率化は必須かなと思っています。
不器用さを補うべく効率化できるのがいいなと考えています。
営業で外回りをして仕事を取ってくる、人との交流を活発にしなきゃ税理士はやっていけないと言われて、人との交流が得意ではない私は正直諦めていました。
「不器用で話下手な私は士業は無理なのか。」
そんな中でひとり税理士の方のブログを拝見する機会に恵まれて、ブログなどのITツールを使って営業をしている姿を見て、自分もできるのはないかと思ったのです。
そのためにITツールを大いに活用しなければならないと思っています。
おわりに
今後も不器用なりに努力はしていきたいですね。
人より回り道をすることも多いと思っています。
時間がかかるのも分かっています。
それだけにいかに周りの人にまず近づけるようにするか、効率化するかを常に考えて努力するようにしていきたいですね。
では。
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