仕事の書籍を購入していますが、部屋のスペースの問題もあって片づけないといけないなとずっと思っていました。
東京から和歌山へ帰って来る時も相当の書籍を処分してきましたが、帰ってからもやっぱり購入してしまい部屋がとんでもないことになってしまいました。
もともと整理整頓が苦手な私。めんどくさがりなのです。。。
どうしようかな考えているうちに時間だけが過ぎて行ってしまいました。
今回開業するにあたってやっぱり整理したほうがいいなと思って重い腰を上げましたが、いざ何から始めようかなと…。
ほぼ見なかった古い書籍は捨てる
書籍を分類してみて、優先度をつけることから始めました。
- 手元に置いておきたい
- 調べたりするときに使う（普段は使わない）
- たまに見たりする
- ほぼ見ずに古い
このうち、４．はまずもう見ないと思って捨てることにしました。
税務や労務関係の書籍は情報が古くなると徐々に見なくまりますし、参考にならないこともありますから。
部屋に置いておくのは１と２のみにして、３は別の部屋に移動させることにしました。
３は時間がたてば４になるような、古くなってきて参考にならなくなってきているけど、ごくたまに見たくなるようなものです。
４を捨てて３の場所を移動させただけですが、ずいぶんと書籍が減った印象です。
いつでもどこでも見たいものはまとめる・ＰＤＦ化する
部屋に置いておくだけではなくて、移動しているときも確認したい情報があったりします。
税務や労務のハンドブックなどは持ち運びができる書籍ではありますが、どこがハンドブックなんだろうと思うくらい思いこともありますし、何冊にもなると持ち運ぶのがしんどいことも。
また網羅的に掲載されているものがほとんどなので、本当に今必要なものかを探すのに時間がかかったりします。
私が今後やっていきたい業務は、個人事業者向けの税務調査や役所調査の対応です。
メインは個人事業者の方なので、どちらかというと法人税や相続税・贈与税は優先度が下がります。
また、社会保険労務士の役所調査の対応をするときには、保険料の徴収関係の話が優先され、年金や給付を受け取る話は優先度が下がります。
そこで、このように整理してみることにしました。
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網羅的にコンパクトに整理されたハンドブック：PDF化
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特定の分野だけ抽出してまとめたもの：Excelでまとめる
どちらにしても、Onedriveに保存しさえすればパソコンやスマホでいつでも確認することができます。
スキャナー機能のついたプリンターでＰＤＦ化しています。ちょっと時間はかかりますが、それでもやったほうが情報の集約に便利です。
Excelを使って整理しているのは、例えば調査手順とか個人の確定申告書や社会保険・労働保険届出のチェックリストです。
書籍やネット情報でポイントとなった部分をピックアップして、Excelでキーワードを拾うような感じです。
ですので、そんながっちりと整理されたものではありません。
ただし、その作ったExcelシートをもっと整理してお客様交付用を準備しているものもあります。
調査におけるチェックシートですと、自分以外でも使えると思うからです。
確定申告書のチェックポイントもそうで、これだと情報を共有することもできます。
また、この情報の共有でいうと、PDFやExcelで保存しておくことでお客様と共有することができるというのは大きいですね。
パソコンやスマホで同時に共有できると、説明がしやすくなりますから。
PDFならまあ１冊そのままスキャンすればいいのですが、Excelにまとめるのはけっこう難しく時間のかかる作業です。
しかし、まとめるという作業をすることが自分は大事だと思っていて、ただ文字を読んだだけでは理解できないことも、意外と図解を使って整理すると理解できることもあるなと。
税務労務関係の書籍はとにかく文章が多くて読みにくいですよね。
もちろん条文の表現をそのまま使っていたりするので難しく書いてある感じがします。
そこで、このExcelを使って頭の中を整理しながらまとめています。
あちこちに情報が飛ぶより一元化することをいつも考えています。
今は確定申告書と調査関係のチェックポイントについて、更新作業をしているところです。
このPDF化やExcelにまとめておいた書籍は、手元に置いておきますが優先度は下がります。
もうパソコンやスマホで確認できますからね。
まとめ
今回は、めんどくさがりな私でも、書籍は工夫すれば整理できるということを書きました。
どこかが片付くと他のところも片づけたくなるもので、この書籍の整理が終わってから部屋そのものを片づけたいなと思ったりしています。
ただもともと物が多い部屋ですので、断捨離する意気込みがないとなかなか減っていかないのかなと。
無造作に置いていた文房具や消耗品を一つの箱に整理しただけでずいぶん片付いた感じを出すことができました。
まあまたしばらくしたら散らかってしまいそうで、ちょっとこわいですが。。
意識的に整理しないとダメですね。
では。
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