今現在和歌山県の中部に住んでいますが、東京方面に顧問のお客様がいらっしゃいます。
オンライン対応が可能になりましたので遠距離のお客様は工夫しさえすれば特に問題なく対応できるかなと考えています。
対面で必ず顔を合わせないといけない⁉
開業当初、地元の税理士から対面で会って話を聞くのが仕事だと教わりました。
しかし、その後コロナ禍になり対面で会うことが困難になりましたけどZOOMなどオンラインでコミュニケーションが取れるようになりそのハードルは下がりました。
帳簿をチェックするときは画面共有ができますし、請求書や領収書もメールに添付してもらうとかDropboxで共有することも可能です。
ただ、対面で会って話すメリットもあるのかなと。
お客様も人間ですからつい画面上で取り繕ってしまうこともありそうですし、実際の書類管理状況はお客様にお任せしている状況です。
私は旅行が好きなのでお客様の了解が得られたらですけど年1回は顔を合わせてお話できる機会は作るようにしています。
しかし、毎月対面での対応が必要かというとそうでもないのかなと思っています。
【事務所お知らせ】お客様に合わせたオンラインツール
顧問のお客様で遠距離の方のコミュニケーションツールはZOOMで行っています。
月1回はZOOMで対応をしてほかはLINEやメールで行っています。
これはお客様からの希望でそうしています。
詳細な内容や視覚的にお伝えしないといけないものはZOOMで画面共有をしてお伝えしています。
税務署や社会保険手続きの控えなどはメールで別途お送りしています。
一方で、添付資料を画像でお願いしたりちょっとした連絡事項はLINEでしたりするなどお客様の都合で変えています。
集計についてはクラウドソフトとスプレッドシートを活用しています。
マネーフォワードでは確定申告のほか給与計算や社保手続きも行えますので重宝しています。
反応がないことを防ぐ
個人事業主のお客様は日中仕事をされている方が多いので夜の対応が好まれたりします。
LINEが来たからすぐに返信しなきゃとは思っていませんし、せかすような対応はお互いしないようにしています。
反応がないのが一番困りますので、連絡がとれやすくお客様の操作がしやすいツールでの連絡をお願いをしています。
ただ電話でのやり取りは行っていません。
何を話したかやお伝えしたことを記録しておき言った言わないを避けたいからです。
早めの対応をお願いすれば緊急性のある仕事は防げます。
なので期限ぎりぎりの依頼はしないですしお断りしています。
まだまだ発展途上
正直オンライン対応を始めてだいぶたちますけど手探り状態です。
お客様に合わせていますがお客様ご自身が対面じゃないと無理だという場合には遠距離の対応は厳しくなるのかなと思います。
一方でそれに抵抗がないとか興味をお持ちの方の場合には遠距離の税理士に依頼をしても問題はないでしょう。
遠距離のお客様から依頼を受けようとすると事務所ホームページの充実は必須です。
- 業務メニューを明らかにする
- 料金表を明示する
- 自分がどんな人間か知っていただく
- オンライン対応ができる
オンライン対応が得意である必要はなく使えるようにしておくことだけで充分かなと思います。
オンラインツールの慣れも大事な気がしますね。
まとめ
お客様から依頼があると選んでいただいた理由を聞かせていただいています。
その中でオンラインで対応してもらえることのほか、毎月対面じゃなくても構わないというお客様もいらっしゃいます。
遠距離のお客様から依頼があったとしてもオンラインでの対応ができそうならやってみるといいでしょうね。
私も毎回試行錯誤しながらやっています。
では。