明日から確定申告が本格的にスタートしますね。
税務署や申告会場だと職員がバタバタしているかと。
そんな税務署で勤務していたときに、けっこうめんどうな仕事が多くて「これってもっと効率化できないのかな？」「これやる必要ある？」と思わされることがありました。
書類管理がめんどくさい
毎年年度末になると、書類の保管状況を確認したりする必要があります。
もちろん事務室内の整理整頓をするという意味があります。事務室内はそんなに広くありませんので新しいものは近くの書庫に、古いものは別書庫へと移動する必要があります。
また保存年限が決められているものはきちんとそこにあるかも確認しておかないと、書類紛失があると大変です。
そのため、内部部門はいつもこういう流れで書類の保管をします。
２．保存年限のついたラベルをはる
３．保存年限の古いものは別書庫へ移管（あるいは廃棄する）
４．「書類保管システム」に現在の保管状況を入力し紙で打ち出して報告する
古い文書は書庫で移管したり、保存年限の過ぎた文書は廃棄したりするので、書類を管理するシステムに登録して上司などのチェックを受けた上で移管したり廃棄することになります。
しかし、過去の入力方法が間違っていると過去からの積み重ねなので一から入力し直しということもありえます。
また、保存年限は実はよく変更されていたりするため、過去に入力した年限とは変わっていることも十分あり得るのです。
この「書類保管システム」に入力するまでの工程がまず面倒。
紙で提出されているもののほか電子提出のものも、すべてではありませんが紙出力して保管することになっているのです。
なので電子提出分も含めて綴りを作ります。
ドッチファイルで保管はできなくて、わざわざ厚紙を切って背表紙を作るのです。。
この作業は基本的は非常勤であるアルバイトの方にやっていただくのですが、職員も日常業務の傍ら空き時間を使って作業をします。
私も厚紙を切って作りましたよ。
今度は作った背表紙に保存年限が入ったラベルを印字して貼りつけます。
保存年限は明示しておかないと間違って廃棄してしまう恐れがありますから。
さきほどご紹介した「書類保管システム」に入力したものと、保存年限のシール印字は全く別のシートで保管されています。
そのために二度同じような内容を入力することに。面倒。。
そして、ラベルを貼った書類綴りを「書類保管システム」に入力しますが、その入力マニュアルを理解できている人はほぼいません。
上司は「マニュアル見れば分かる！」の一点張り。
過去からの積み重ねなので、他の年度のものが間違って入力していれば全て一から入力し直しです。
また、保存する年限が変更されていたりすると、過去の入力が正しくても補正することがあります。
そして、入力後に上司のチェックを受けるのですが、上司によってなかなかOKが出ないことも。
書類保管のためにほとんどの時間をこの作業に費やすのです。正直もっと効率化できないのかなと。
そもそも電子申請しているものはもう出力しなきゃいいですし。
でもそれには大きな訳があるのです。
書類受付と審査する部門が違うからめんどくさい
書類を提出しその状況を入力するのは管理運営部門というところが行います。
その入力結果が各部署へ送られてきて内容の審査をするのです。
つまり、管理運営部門では書類どおりにしか入力しません。
また、電子提出したものはそのままシステムに反映されません。そもそも連携していません。
いちいち紙出力してから入力したものがうちの部署へ回ってくるのです。
電子提出したものはシステムと連携すればいいのにと。
ただ、電子提出されるものは統一した決まりがあるわけではないので、けっこうめちゃくちゃに入力してきているものも散見されます。
なにかもっと電子書類の取り扱いについて議論してもらえたらなと。
そもそも全般的にどの部署でも紙での文書作成・保存が多すぎます。
それはやはり入力部隊と審査部隊が分断されているから。
基準が違うので意図が伝わりにくいのです。
無駄な紙での出力と連携のなさ。
そりゃ書類紛失や誤った書類廃棄も起こるべくして起こるのかなと思うのです。
数日前にも北海道の税務署で書類の誤廃棄があったようです。書類の保管基準がかわったときに周知が十分にされていない、理解していないせいかもしれません。
書類管理こそ研修などでしっかり理解させて適切に対応すべきだと思います。
書類管理の研修は上司たちはあると思いますが、基本的にマニュアルだけを渡されて終わりです。
それでも仕事が回っていく不思議さ
書類管理で時間を割かれ、審査でも時間が割かれ、本来やるべき仕事の時間が減っていきます。
調査部門は書類の編てつ作業をしますが、その間２週間程度は仕事が止まります。まあ年度末の作業なので調査も行かないのですけど。
でも調査に行こうと思えば行けますし、翌年度の調査の事前予約もできます。
また、内部部門でも書類保管の作業をしているので、本来の仕事の比重は大きく減ることになります。
しかし、全体的にみると仕事はなぜか普通に回っているのです。
残業することもなく、逆に普段の時期よりゆっくりしたペースで仕事が進みます。
私はめんどうだなと思いながらやっていた仕事でも、普段よりあわただしくないせいか意外と時間をかけることができるのです。
それだけ年度末ってめんどくさい仕事も十分できる時間はもててしまいます。
なので効率化は考えたとしても後回しなのかなと。
効率化しなくてもなんとかなるので。
もっと本来の業務に力入れたらいいのにと思うのですが。。
まとめ
他にもいろいろめんどうだなと思うことはありましたが、調査部門も内部部門も両方経験した私からすれば内部部門の方が相当めんどうだなと思いました。
ただ全般的に紙出力作業が多くて、保管作業が大変です。
また、このメールが発達している時代に外部と電話しか連絡手段がない。
税務署勤務していたときから不便だなと感じていました。
そんなめんどうだなと思っていたことは、これからはなくしていきたいなと。
まずは紙で保管することはやめようと思います。
では。
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