開業するにあたってチェックリストやマニュアルを作っておいて、どこでも確認できるようにしようと思っていました。
しかし、いつ開業できるかもわからず結果すべてが中途半端に。。
使えそうになったのは開業が決まった５月からでした。
Excelでチェックリスト作成
とりあえず「自分が見れればいいや」という考えでしたので、最初はExcelに気になったことをまとめていきました。
ただExcel自体もほぼ初心者でしたので、入門書を買ったりネットで講義を見たりしながら一から勉強していきました。
ちなみにその時に参考になったのは以前ご紹介させていただいた金子さんのYouTube動画と書籍です。
チェックリストですので、「端的かつ一覧表的なもの」を作成しようと思いました。
最初はプリントアウト用も考えていましたが、正直データがあればスマホでも確認できるのであまりレイアウトは考えませんでした。
作ったチェックリストは、
- 税務調査と事前対策（個人事業主編）
- 税務調査と事前対策（法人編）
- 労働基準監督署調査
- 年金事務所調査
- 確定申告書作成
です。
あとはこれに税理士会で配布されている業務チェックリストを加えたものを使っています。
正直マニュアルやチェックリストはいらないという意見もありますが、私はまだまだ慣れない部分も多いです。
言い忘れや書き漏れなどが発生することもあるのでできる限り書いておこうと思っています。
以前なら手書きしていましたけど、どうせ追加したり削除したりするわけでデータ管理のほうが簡単です。
PowerPointでセミナー用資料を作る
開業したらいつかセミナーでもやってみたいな、という希望を持っていました。
しかし、実際にPowerPointを使い始めたのは開業後。
ふとしたときに思いつきました。
PowerPointはまったく初めて使いますので、１つの資料作りに何日も費やしました。
そのわりにあまりしっくりこない。自分の思い通りにならないのです。
どうしても文章で書いてしまうのでとにかく見づらい。。
一応プレゼン資料の作り方のようなサイトを見たりしましたけどいまいち実践できていません。
形として作ってみましたけど、もっと改良の余地はあるのかなと。
ちなみにPowerPointの資料のもとは、先ほどご紹介したExcelです。
このExcelと自分の体験談を挿入することにしました。
まったく１から作ったわけではありませんので内容自体が大きく変わったわけではありません。
見せ方がまだまだ勉強が足りないなと思っています。
まずはやってみよう
最初から思っていたのは、資料作りをいくら丁寧にやっても実際使わなければ意味がないということ。
PowerPointでいくら図解を駆使して見やすくしても使わないともったいない。
なので、体裁よりまずやってみることを意識しました。
やってから改良したり削除してもいいわけでそのプロセスが大事だと考えています。
先日PowerPointで資料を作ってから、ZOOMで動画を収録し、オンラインショップで販売することにしましたが、こういうのも実際やってみないとわかりません。
何が正解かは正直わかりませんけど、とにかく行動しないと。
私の過去を振り返るとどうしても自分の思い通りに行動できなくて苦しんでいました。
もちろん失敗することも多かったので周りも見かねて反対していたのでしょうが、最初から行動を抑制されるのはきついですね。
やる前から諦めるのはもったいない。
ダメならしれっと退散すればいいと考えています。
周りとついつい比べてしまう人もいます。私もそうでした。
ただそれで自分が満足するのかというと私は不満です。
この一連の資料作りも自分のためにやっているという意味もあります。
仕入れた情報をどんどん追加していくことでさらに深みが増してきます。
やってよかったのは、自分なりにまとめたチェックリストがいろんなところにいかせるということ。
PowerPointで資料作りができたのもこのチェックリストを作っていたからです。
ちょっとしたことですけど、自分なりにメモにしておくと何につながるかわかりません。
ひょっとしたらお客様に活用していただきたいような資料になることもあります。
私は別にこのチェックリスト自体は別にまねていただいても構わないと思っています。
というかまねていただけるのなら光栄なことです。
これに自分なりにアレンジを加えていただくことでそれぞれの活用の仕方があると思っています。
ExcelとPowerPointを活用する
資料作りをしてわかったのは、とにかくExcelとPowerPointの使い方ももっと知るべきだなと。
さわってみてなんとなくでやってきましたがそれだと上達しませんね。
ググっても難しく書いてあるものはとばして初心者向けに書かれているものからチェックするようにしています。
それも難しく書かれていることもあるんですけどね。。
ようは初心者レベルにも達していないという自負があります。
ただ漫然と勉強するのではなくて、資料を作るという目的でどう活用したらいいのかを常に考えていきたいと思っています。
まとめ
資料作りをすることでいろいろなソフトを使えるようになってきましたが、導入するまでとても不安でした。
実際やってみても時間がかかる。
しかし何度も作っていくと時間が短縮されていくことが分かりました。
なんでもまずは使ってみること。
使わないと慣れていきません。
最初は別に時間がかかってもいいじゃないですか。
なれたらその時間は十分取り返せますから。
では。
[事務所お知らせ]
編集後記
最近週に１度和歌山市内へ出かけることがあります。
和歌山市内まで電車で１時間半かかるのですが、この時間にブログを書くようにしています。
往復で3時間ですから２本書くことができます。
もちろん文章だけしか書きません。
編集したり画像挿入は公開日に行うので。
ただ、電車の中だからでしょうか。後で読み返してみるとよく分からないことを書いているときがあります。
結局半分くらい書き直してしまうことも。。
まあ電車の中でぼーっとしてるのもいいんですけど、時間がもったいないなと思ってしまいます。