法律改正の時期になると、自分で情報収集をするときはホームページに掲載されるパンフレットを参考にすることがあります。
書籍ですとどうしても発行される時期が遅れますし、読んでみてさらに分からないことがあります。
そんなときはまずパンフレットを読み込んで情報を自分で整理するようにしています。
年金パンフレットで再確認した
昨日まで行われていた年金相談実務研修ですが、勉強不足が深刻でしたので書籍をいろいろと買い込みました。
しかし、最後に情報を整理してまとめたのは実は日本年金機構が発行した各種パンフレットでした。
まずパンフレットをPDFで取り込みます。
その後、パンフレットの内容を理解したうえで、書籍を読んだりネットで調べた内容をAdobeで編集します。
アンダーラインで強調して書き込みをするわけです。
こんな感じです。
引用：日本年金機構 令和3年度版 老齢年金ガイド より
以前は紙のパンフレットに書き込んでいましたけど、どうしても情報が分散するのを防ぐのと、どこでも見たいので変更しました。
ペーパーレスを徹底したいというのもあります。
もちろん今までは紙で印刷したほうが絶対理解しやすいと思っていました。
最初はいいんですけど、やっぱりどこでも確認できる状況にしたいんですよね。
- 書き込んでもどこに行ったのか分からない。
- 探せないのはもったいない。
- 紙をこれ以上増やしたくない。
自分自身が理解できればいいんです。
質問されたら答えられることが大事であって、そんなこと頻繁にあるわけではありません。
内容をどう理解しているかが問われるわけで自分の言葉で伝えられるようにすればいいと思っています。
情報をまとめるときは、ついつい「まとめること」が目的になりがちです。
それよりもどう伝えるかが大事だなと最近になって思うようになりました。
図解をする・フローチャートにする
パンフレットを見ていても何を言いたいのかよく分からないときがあります。
条文をそのまま載せていることもありますし、細かい字で書かれていることほど質問が多いこともあります。
つまり、パンフレットだけがすべてではないということです。
そこで情報を仕入れてパンフレットに追加していくのです。
その際には、条文の下に参考として図解を加えたりフローチャートを入れるなど自分で考えて整理しています。
これもAdobeのPDF編集を使っています。
もし文章が入らなければコメント挿入をしたり。
いいように見せる必要はないのです。
自分が理解できればいいわけですから。
根拠法令も確認しておく
以前パンフレットの内容だけ理解していて勘違いをしたことがありますので、その内容が本当に自分の中で理解できているのか確認するために根拠法令も確認しています。
もちろん人に伝えるのに「●条何項」と条文の内容をそのまま説明するのはよくないと思っています。
いかにわかりやすい言葉で伝えるか。
知識を整理するうえで理解できる言葉でまとめていく必要があると感じています。
意外と条文で使っている言葉が同業者の間では当たり前に使われていたりします。
それは対お客様にとっては正直理解できないことであり、条文の内容を一字一句知っている必要はないのです。
多少意味が違ってもご理解いただけたらまずはそれでいいと考えています。
専門家だからすべてを完璧に理解することって私は正直厳しいなと思っています。
いかに情報を自分なりに整理しておき、質問されたときにすぐ探すことができるのかが大事だなと思うのです。
暗記する必要もないのかなと。
人の記憶ほどあてになりません（特に私の場合は）。
調べられるように情報をまとめること。
そのツールとしてまずパンフレットなのです。
お客様に見せる資料として公的機関で発行しているパンフレットが信用できますので。
もちろん万全だとは決して思いません。
間違いも多いですし、堅苦しい表現で書かれていたりしますから。
そこで自分なりに情報を追加しておいて、わかりやすく言い換える・説明できるようにするツールとして活用するようにしています。
OneDriveで資料保管を
私がまとめた資料は一式OneDriveで保管してあります。
パソコンまたはスマホがあればどこでも確認できます。
「紙のパンフレットで確認したほうがいい！」とこだわっていた時期がありましたが、今ではスマホで見ながら回答することも多いです。
別にあわてて回答することもないですし。
自分でせっかくまとめたのにどこに保管しているのかが分からなくなるのはもったいないですよね。
暗記は必要ないと思いますけど、どこに何が書いてあるかを把握しておくことが大事だと思います。
まとめ
たまにパンフレットでPDF編集ができないものがありますが、その時は画像で取り込んで編集をしたりします。
紙のパンフレットはそのまま使いません。
自分で理解する分には紙も電子も関係ないわけですから。
その時点だけでなく今後も使うんだということを考えておくといいのかなと思います。
では。
[事務所お知らせ]
編集後記
本日和歌山へ帰ります。
結局研修の疲れもあって満足に外出できませんでしたが、研修生や講師とのいい出会いもあり充実した毎日でした。
友人にも会えましたしね。
最終日くらいゆっくりして、今日中に帰り着けばいいかなと思っています。