税務署勤務の時は、ほとんどプリントアウトして事務を行っていました。
とにかく書類が散乱してすごく嫌でした。
何から何まで紙の書類でしたので、面倒くさくて。
上司の決裁を受けるにも紙の書類が基本です。
基本的に私は書類管理がうまくありません。
ひとりだからこそ紙で管理はしたくないなと思っています。
ペーパーレスをしたいと思った
税務署では電子化が著しく進んでいません。
基本的に紙で管理します。電子データの申告書も一部プリントアウトして保管したりしますし、申請書や届出書は必ずプリントアウトして審査したり保管しています。
エクセルやワードで作成した資料もプリントアウト、書類保管用のエクセルシートも上司報告用にプリントアウト…。
とにかく紙の書類ばかりなのです。
しかも、何百枚も月に印刷します。プリンタはすぐインク切れになりますし故障も頻発します。
電子申告しましょう！とアピールしていますが、結局申告内容をチェックするのにプリントアウトしたりするわけですから、「自分の職場をもっと改善しろ」と何度も思っていましたね。
業務自体もプリントアウトすることが前提ですので、まずここを改善しない限りまだまだ紙の書類は増えていきます。
よく税務署で申告書や届出書の紛失事故が起こりますが、たいていは紙ベースのものです。
保管する際に別の文書綴りにつづってしまうこともありますから紙の書類は怖いです。
この紙の書類を保管するために文書綴りを作成する事務・紙の調査資料を綴る事務も定期的にあります。
情報漏洩防止のため非常勤職員にお任せするわけにいかないので、これらの事務は職員がやります。
この時間があれば調査や内部の事務をする時間ができるのに、といつも思っていました。
無駄が多すぎます。
申告書もプリントアウトをせずにチェックしたり、調査資料も省略化する。報告資料はメールで。
それなりにペーパレス化はできそうな気がするのですが。。
これからやろうと思うこと
以前は紙の手帳・紙のメモ帳・自分で作った勉強資料や仕事資料を紙で保管する、という感じでとにかくペーパーレスとは程遠いものでした。
退職してから、今後ひとりで業務を行っていくとなると、書類管理が面倒だなと。
他のひとり税理士の方のブログにも書かれていたように「ペーパーレス」してみたいなと思うようになりました。
具体的には、パソコンとスマホで管理しています。
スケジュール管理に使っていた手帳はGoogleカレンダーにしましたし、メモ帳もEvernoteに。
パソコンとスマホは同期していてどちらでも見れるようにしています。
昔作成した勉強資料や、今後やっていきたい仕事のチェックリストなどはすべてWordやExcelでまとめ、Onedriveで管理することにしました。
そのためいちいちプリントアウトはしなくなりました。
内容のチェックはパソコンで確認して訂正追加しています。
思いついたら「すぐ紙に書く」ではなく、「すぐパソコンやスマホに入力する」。
ただ、書籍はいまだ紙のものを多く所有しています。
Kindleで読むこともありますが、どうしても専門書は多くが紙のものです。
書籍が多いのは仕方ないかなとは思ったりしますが、なるべくポイントとなるところや重要そうなところはExcelなどで整理してパソコンに保存後は、中古買取に出すようにしようかなと。
今や税務や労務関係の情報を仕入れるときも、基本ネットが多いです。
プリントアウトしなくてもデータ保存できますから。
しかし、保存してもきちんと管理できるようにしなければなりません。
紙の時よりももっと情報流出には敏感にならないといけませんし、データを消去してしまうというリスクもあります。
今その保存方法を試行錯誤しながら研究しているところです。
契約書もクラウドサインというものを使って作ろうかなと。
もちろん決算書や申告書もクラウド会計や電子申告で作成する予定です。
そのための知識の持っておく必要がありますね。
おかげで、実家へ戻るときに持ってきたフラットファイルやバインダーが不要になりました（笑）。
まとめ
ペーパレス化は、書類整理が得意ではない私には管理書類が少なくなるだけでかなりのメリットがあります。
もちろんデータ保管の重要性はかなり増しますけど。
災害が起こってもクラウド管理されていたらパソコンがあればいつても業務ができるようになります。
紙ですとそれもできなくなりますし、そもそも書類紛失が起きて大変なことになってしまいます。
まずはできるところからペーパーレスを徐々に進めていこうと思っています。
では。
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