資格試験を受験するときも、実務についているときも、意識しているのは、
「情報をひとつに整理して一元化する」ということです。
もともと情報が多く集まりすぎると混乱してしまう性格なので、自分なりに見やすく整理して取り出しやすいようにしています。
そこで、それぞれパターン別に自分がやっていることを書きたいと思います。
資格試験で情報を一元化
税理士試験や社労士試験、公務員試験など数々の試験を受験してきました。
どの試験もテキストは膨大な量になり、情報が多くなり混乱してきます。
どこになにが書いてあったのか確認したくてもできないとか。
まず、資格試験は合格が目標です。
問題に正解すればそれでいいわけです。
私の場合は、問題集（過去問）中心で、問題集にテキストの内容をまとめるという感じです。
「テキスト問題集一体型」を目指します。
テキストに問題集の情報を書き込んてもいいかと思います。
具体的には、
①税理士試験：簿記論、財務諸表論ともTACの直前期答練にテキストの内容を書きこむ。
②社労士試験：テキストに過去問と答練の情報を一元化。
③公務員試験：国税と国２（今現在の国家一般職）の過去問にテキストの内容を整理。
試験ごとに問題にまとめたり、テキストにまとめたりと変えていますが、どちらにしてもひとつの教材に情報を集約しています。
建設業経理士の試験も、直前期のまとめテキストに答練の内容を集約していました。
情報の分散は時間の無駄になります。
実務でも情報一元化を
税務職員の時は、紙の書類が非常に多く整理するのに苦労しました。
研修資料は外部に持ち出すことができませんので、自分のパソコンで朝出勤したときや昼休みなど空いた時間にまとめたりしていました。
しかし、最近では整理した資料を自らシュレッターすることもできなくなりました。（上司がまとめてシュレッターする方針に）
結局、退職時に段ボール１箱分の資料を廃棄する手続きを取ることになりました。
こんなことが今後ないように、今はペーパレスを意識して情報を整理してまとめるようにしています。
具体的には、以下のことをしています。
①チェックリストとマニュアルを作る
②スキャナでハンドブックを読み込む
③ブログで書きながらまとめる
です。
チェックリスト・マニュアル作り
今まで税務職員として経験したことや、書籍やネットで得た情報をまとめています。
チェックリストは、申告書や申請書の審査・注意点・適用要件などをまとめ、
マニュアルは、お客様との対応方法や業務の進め方などをまとめています。
いきなり何もない状況で話すと言い忘れたり違うことを言ってしまったり、相手に伝わらなかったりするので、事前に準備しておきます。
私の勘違い防止の意味もあります。
うまく話せない、緊張する性格なので、こういうものを作る必要がありました。
スキャナーで読む込み
自宅にスキャナー機能つきのプリンターがあります。
今までハンドブックなどはKinkosへ行って裁断し穴をあけファイルに綴じて持ち運んでいました。
気になる情報があると、書き込みより挟み込んだ方がいいかなと思ったからです。
しかし、和歌山県にKinkosのような店はなく（和歌山市内にもなくて近くて大阪にしかありません）、情報追加が面倒になってきましたし、
そもそも紙で持ち運ぶ必要はないなと感じ始めました。
しかも、自分がよく使う税目や手続きだけでいいですし。
要は、パソコンやスマホでチェックできたらいいのではないかと。
そこで、スキャナーで読み込んでパソコンやスマホがあればどこでも見れるようにしました。
結局、お客様対応をするときはパソコンやスマホは必ず持ち運ぶことになると思います。
パソコンやスマホで情報を一元化するのも必要ではないでしょうか。
（その分セキュリティ対策はかかせませんが）
ブログでまとめる
最近、このブログで書きながら整理しているものもあります。
税務調査のこと、源泉所得税のこと、年金関係など。
自分で調べたものをアウトプットするためにやはり整理が必要です。
書籍やネット情報を自分で整理したりまとめながら書いているので、普段のブログ作成の倍以上の時間がかかっています。
しかし、それをすることで自分でも知識整理ができますから、今後も気になったことがあれば整理したものを書いていきたいなと思います。
まとめ
私自身の経験として、情報の散乱は混乱します。
こうならないためになるべく情報は一元化する努力をしています。
もちろん全てができるとは思いません。
しかし、情報を更新するたびに事前に整理しておくことで追加したり削除するだけでいいわけです。
まったく何もしないのとでは仕事や試験勉強の進み具合が変わってくるかと思います。
参考までに。
では。
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